クラフターは17日、同社が提供するChatGPTを庁内で安全に活用する業務効率化ツール「Crew」の実証実験において、柏崎市が取り組んだ内容を紹介する事例記事を公開した。

2023年の春頃に全国の自治体でChatGPTを業務に活用していくという報道が流れるようになり、柏崎市も庁内業務の省力化に向けてChatGPT等の生成AIサービスの導入を検討してした。そして庁内業務を効率化し、そこから生み出される時間を、人にしかできない行政サービスに振り向けたいとも思1、有効な活用方法を検討しつつ、サービスのリスクや実現可能性を具体的に精査する必要性があると考えていた。

様々なサービスの情報を収集したが、組織内の資料を活用した生成AIサービスは、他の既存サービスでは提供が限られているため、今回Crewを選定した。庁内業務の効率化を考える上では、市独自の書類に基づいた生成AIの利用が重要で、柏崎市が持つ書類からどれくらいの精度で回答が生成されるか試行したいとのことだった。

また個人情報の警告など、職員任せにならない機能が充実している点も魅力で、たとえガイドラインを作成し個人情報の入力を制限しても、最終的なツールの操作は職員に依存するため、その辺りを制御できる点も便利だと感じ実証実験の実施を決定したという。

具体的なCrewの利用方法は、庁内の資料を元にして、新しい文書の起案や条例・規則に基づいたQ&Aの生成等に焦点を当て、評価・検証を行った。

利用方法の一例
書類アップロード機能
・システムの標準化に関する基本方針資料をアップロード、外部への説明文を作成
・システムの標準化に関する基本方針資料をアップロード、重要点に絞った手順書類を作成

テキスト生成機能
・システム標準化に関する職員向けの手順書類を作成
・各シチュエーションに応じた市職員の旅費運用規定を作成

Crewの活用効果
標準化に関する資料は、人力で一から文書を作成する場合１時間程度はかかるが、Crewを使うと要点を整理して回答を生成するため、職員による修正を考慮しても30分程の省力化に成功。

市のホームページなどで市民にこのような文書の内容を説明する業務は、最低でも月に40回程度は発生し、仮にCrewがその作業をすべて省力化できた場合、月の合計で約20時間、年間で約240時間分の削減が見込めるという。

また、職員の旅費運用規定に関するマニュアルを読み込ませ、さまざまな行程での旅費確認にかかる工数も従来比の3分の1程度まで削減できる見込み。

Q&A形式でまとめられている旅費規定の資料は、出発地・距離・交通手段などシチュエーションごとに規定が異なるため、都度調べる必要がある。Crewへ質問をすると、複数の条件を考慮し回答を生成してくれるため、PDFファイルを開き該当箇所を探す手間が省けることから、全庁レベルでの業務工数削減が可能だという。

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